Case: Foreldre slipper å betale for barnehage grunnet Korona

I pressemeldingen fra Regjeringen informeres det om at det er vedtatt at alle landets barnehager og skoler foreløpig er stengt grunnet korona fra 12. mars til 26. mars, og at perioden kan bli forlenget. Foreldre skal slippe å betale for barnehage og SFO så lenge tilbudet er stengt på grunn av korona-utbruddet. 

Vi i Vigilo ønsker å vise hvordan løsningen vår kan brukes til å legge til rette for oversending av fakturagrunnlag i unntaksperioder til kundenes egne økonomisystem, for å imøtekomme vedtaket til Regjeringen. Noen av våre kunder fakturerer på forskudd, noen i selve perioden og noen på etterskudd - hvordan kan en løse dette? Foreløpig kommer vi med forslag for det som er vedtatt 17.03.20, kommer det forlengelser kommer vi til å se på det fortløpende. 

Hva må utføres for å kunne sende et korrekt fakturagrunnlag grunnet ekstraordinært vedtak fra Regjeringen?

1. Hvis aktuell fakturaperiode ikke er sendt til eksternt økonomisystem: 
   • Slett eksisterende aktuell fakturaperiode, eks 2020-03-Mars (01.02.20 - 31.03.20)
   • Opprett ny oppdelt fakturaperiode, eks 2020-03-Mars-begrenset (01.12.20 - 12.03.20)
   • Endre aktuelle fakturakorrigeringer. Merk! Reduksjoner gitt ved fakturakorrigering, må manuelt redigeres 
   • Regenerer nyopprettet fakturaperiode, for så å sende fakturagrunnlag til økonomisystem for videre behandling
2. Hvis aktuell fakturaperiode er sendt til eksternt økonomisystem:
   • Kan endringene utføres i det eksterne økonomisystemet
     eller
   • En kan fakturakorrigere grunnlaget som er sendt på neste fakturaperiode

Forslag til løsning når fakturagrunnlag ikke er sendt til eksternt økonomisystem

Aktuell fakturaperiode, her 2020-03-Mars, må slettes i og med at en ikke kan ha overlappende fakturaperioder. 

Økonomi > Fakturaperioder

• Klikk Søppelbøtte for å slette

• Klikk OK for å bekrefte ønsket handling

For kun å fakturere for de faktiske dagene barna har benyttet barnehageplassen sin før barnehagen stengte, opprettes ny fakturaperiode for kun dagene i mars som barnehagen var åpen (01.03.20 til 12.03.20).

• Opprett ny begrenset fakturaperiode (eks 2020-03-Mars-begrenset)

Nyopprettet begrenset fakturaperiode vises i oversikten.

Barnehager > Enhet > Økonomi > Fakturakorrigering

Handlingene må utføres pr enhet. 

• Klikk Datofilter for å filtrere frem ønsket periode, her 01.03.20 til 31.03.20
• Klikk Blyant for aktuell korrigering som skal redigeres

Søskenmoderasjon som beregnes automatisk på bakgrunn av regler som er lagt inn i løsningen og vedtak som er behandlet gjennom vår saksbehandling for redusert betaling (redusert betaling og gratis kjernetid), blir hensyntatt ved beregningen. Her blir moderasjon og reduksjon i betalingen beregnet ut fra varigheten på fakturaperioden.

Er derimot dette registrert manuelt med fakturakorrigering, må dette korrigeres i og med at det er knyttet til spesifikk dato og fakturaperiode. Her er det ikke sammenheng mellom beløpet som er lagt inn og varigheten på fakturaperioden. I slike tilfeller må man manuelt redigere de aktuelle fakturakorrigeringene, slik at de kun utgjør som i dette aktuelle tilfellet 12/31-deler ( 38,7 %) av opprinnelig korrigeringsbeløp. Bruk gjerne vedlegget i artikkelen for utregning av beløpet.

• Klikk Blyant for å redigere aktuelle fakturakorrigeringer
• Rediger Tidligere registrering
• Klikk Legg til korrigering

Korrigeringen oppdateres i oversikten. 

Økonomi > Fakturaperioder

Generering/regnerering er nå påkrevd grunnet endringer/slettinger av fakturakorrigeringer i fakturaperioden.

• Klikk Generer fakturagrunnlag for klargjøring til eksternt økonomisystem

Fakturagrunnlaget er nå klar for overføring til eksternt økonomisystem, om alle posteringer som gjelder for angitt fakturaperiode er registrert og redigert med tanke på begrenset fakturaperiode. 

Tips! Se Fakturakorrigeringsrapport for oversikt av fakturakorrigeringer for valgt periode.

Forslag til løsning når fakturagrunnlag er sendt til eksternt økonomisystem

Endringene kan utføres direkte i det eksterne økonomisystemet, eller en kan legge inn fakturakorrigering på kommende fakturaperiode for å korrigere forrige fakturaperiode. 

Barnehager > Enhet > Økonomi > Fakturakorrigering

Alle barn som skal ha en fakturakorrigering med et minus beløp som tilsvarer antall dager som ikke er benyttet i forrige fakturaperiode grunnet Regjeringens vedtak ang koronautbruddet. Har barnet fått betalingsreduksjon grunnet søskenmoderasjon, redusert betaling eller gratis kjernetid må dette også tas med i beregningen. Bruk gjerne vedlegget i artikkelen for utregning av beløpet.  

• Klikk på Legg til fakturakorrigering

• Velg Barn
• Velg Fakturalinje
• Velg Fakturaperiode fakturakorrigeringen skal knyttes til
• Velg Dato fratrekket gjelder for 
• Legg inn Beløp (Merk! Negative beløp må ha negative fortegn)
• Legg inn Beskrivelse
• Klikk Legg til korrigering

Økonomi > Fakturaperioder

Regnerering er nå påkrevd grunnet endringer av fakturakorrigeringer i aktuell fakturaperiode.

• Klikk Generer fakturagrunnlag for klargjøring til eksternt økonomisystem

Fakturagrunnlaget er nå klar for overføring til eksternt økonomisystem, om alle posteringer som gjelder for angitt fakturaperiode er registrert og redigert med tanke på begrenset fakturaperiode. 

Tips! Se Fakturakorrigeringsrapport for oversikt av fakturakorrigeringer for valgt periode.

Ved ev. forlengelse av vedtak fra Regjeringen vil vi prøve å komme med forslag som kan være med på å lette håndteringer av betalinger fortløpende.