Kildedata

Kildedata er en funksjonalitet som kun er tilgjengelig for brukere med rollen Kildedata - Kommuneforvaltning under Forvaltning OAS. Funksjonaliteten gjør det mulig å søke opp alle personer i løsningen (brukere, ledere, ansatte, barn og foreldre) innenfor din kommune. Etter at søk er utført er det mulig å:

• Se og endre hvilken kilde persondata hentes fra (Eksempel på aktuelle kilder: FREG, Fellesdata, KRR, lokal)
• Se alle kilder en person har/ikke har registrert data på
• Endre/fjerne persondata som er registrert på lokal kilde
• Låse personer for oppdatering mot FREG/annen kilde ved å overstyre til lokal kilde

Etter at endringer av kildedata er utført, er informasjonen på personkortet oppdatert ved alle registrerte enheter.

Søkefunksjon i Kildedata

• Skriv inn fornavn og/eller etternavn, eller fødselsnummer i søkefeltet
• Klikk Søk

• Etter søk vises alle treff i oversikten med personens fornavn, etternavn og enhet (Enhet er kun synlig for barn, elever og ansatte med aktiv tilhørighet til en enhet. Dersom en person er aktiv ved flere enheter, vil alle enhetene vises under Enhet)
• Dersom det eksisterer duplikater, vil søket finne begge personene med samme navn (ulikt fødselsnummer). Dersom endringer av kildedata også skal være gjeldene for duplikatet, må endringer utføres for begge. 
• Klikk på nedtrekksmenyen for Enhet for å velge hvilken enhet du ønsker søkeresultater vist fra (Det er ikke mulig å velge enhet før søk er utført) 
• Klikk på personens navn for å se eller endre kildedata

Endringer av kildedata

En person kan ha en eller flere kilder for sine samlede personopplysninger. Ved standard prioritering, kan en person ha flere kilder for et enkelt datafelt (systemet henter da informasjon ut i den prioriterte rekkefølgen som er beskrevet under standard prioritering), men ved overstyring kan enkelte kilder velges. Kildene som er tilgjengelig er de kildene din kommune har bestemt skal være i utvalget. Dersom din kommune benytter flere kilder, vil opplysningene oppdateres i ulike intervaller: Lokal kilde oppdateres ved manuell registrering av personopplysninger i kildedata, på personkortet eller ved import utført av forvaltningen/manuell innlesning av Vigilo. Folkeregisteret (FREG) som kilde oppdaterer personopplysninger ved folkeregisteroppdateringer etter intervall bestemt av kommunen. Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR) som kilde oppdaterer opplysninger om e-post og telefonnummer kontinuerlig og endres ved at personen selv/myndighetsperson har registrert endringer som inkluderes i KRR. Ved bruk av særegne kilder, vil opplysninger oppdatere seg etter intervallet som er bestemt av kommunen. 

• Oversikten viser personens navn, datafelter, Std. prioritering (Standard prioritering er prioritert rekkefølge av kilder uten at kilder overstyres) og de tilgjengelige kildene 
• Dersom kilden inneholder tomme datafelt, er dette merket med "–"
• Dersom kilden ikke har støtte for visning av data i felter, er dette merket med N/A fra KRR og Kilden har ingen verdi fra FREG. Det er ikke mulig å velge disse datafeltene for aktuell kilde
• Velg hvilken kilde som skal benyttes for alle personopplysninger ved å klikke i markeringsboksen for aktuell kilde (Alle datafelter med overstyrt kilde merkes med varselikon (les om varselikon lenger ned i artikkelen). For å tilbakestille til standard prioritering, må dette utføres manuelt for hvert felt). Informasjonen under lokal kilde kan redigeres og vil kun benyttes som kilde etter standard prioriteringsregler dersom personen ikke har registrert noen opplysninger i KRR. 
• Merk at datafeltene "Bostedsadresse - Adressebegrensning" og "Postadresse - Adressebegrensning" må ha en verdi (Ingen restriksjoner, Klientadresse, Fortrolig adresse, Strengt fortrolig adresse) under lokal kilde for at overstyringen skal være gjeldende. 

• eller merk enkelte datafelter tilhørende valgt kilde for å overstyre standard prioritering for enkelte datafelter

• Klikk Ja i pop-up vinduet for å godkjenne overstyring av kilde (Ved overstyring til lokal kilde vil standard prioritering ikke lenger være gjeldene. Ved overstyring til annen kilde vil standard prioritering gjøre seg gjeldene dersom informasjonen i valgt felt fjernes ved en oppdatering fra folkeregisteret/KRR eller andre kilder som din kommune har tilgjengelig)
• Klikk Nei for å ikke overstyre kilde (Dersom kilde tidligere har vært overstyrt, vil denne beholdes. Dersom kilde aldri har vært overstyrt, vil datafeltet beholde standard prioritering for kilde)

Varselikon

• Overstyrt kilde er merket med et varselikon "!" 
• Felter som ikke er merket med varselikon følger standard prioritering for visning av persondata 
• Klikk på varselikonet for å fjerne overstyring og endre tilbake til standard prioritering 

• Klikk Ja i pop-up vinduet for å fjerne overstyring av kilde
• Klikk Nei for å beholde overstyring av kilde 

• Varselikon og overstyring av kilde er fjernet for aktuelt datafelt. Datafeltet er tilbakestilt til standard prioritering for valg av kilde

Informasjon om endringer av kilder: 

Ved å velge en annen kilde enn lokal, vil dette være kilden som er synlig på personkortet. Dersom den valgte kilden mister opplysninger om datafeltet (F.eks ved reservering mot informasjon i KRR) vil datafeltet vise informasjon fra neste prioritering for å unngå tomme datafelter. For å hindre oppdateringer fra FREG eller annen kilde, må lokal kilde velges (Det er altså kilden som låses, og ikke verdien). Dersom datafelter tømmes for informasjon under lokal kilde, vil ikke annen kilde vises, men informasjonen vil være synlig på personkortet som tom, indikert med "–". 

Rediger datafelt fra lokal kilde

• Klikk på blyant for å redigere lokal informasjon for et gitt datafelt
• NB! Fødselsnummer må være unikt
• NB! Ved endring av datafelter relatert til Tilgangstyring av kommunikasjon, vil foreldre miste tilgangen til kommunikasjon for aktuelt barn

• Endre til aktuell verdi 
• Klikk Lagre for å oppdatere datafelt

• Endringer er oppdatert i oversikten samt personkortet

Slett/tøm datafelt fra lokal kilde

• Det er ikke mulig å slette fornavn, etternavn og fødselsnummer ettersom dette er minimumsdata som må være registrert på en person i løsningen
• Ved å slette informasjon fra lokal kilde, vil feltene tømmes og erstattes med "–"
• NB! Ved å slette fødselsdato, vil dato automatisk lagres på ny basert på informasjon fra personens fødselsnummer. Feltet vil altså ikke erstattes med "–", men lagres som faktisk fødselsdato
• Klikk på søppelbøtta for å tømme lokal verdi for et gitt datafelt

• Klikk Ja for å bekrefte fjerning av informasjon i datafeltet 

• Verdien for datafeltet er fjernet og erstattet med "–"