Økonomiinnstillinger

For å kunne ta i bruk Vigilo barnehageopptak og benytte løsningen til å generere fakturagrunnlag, må  informasjon registreres korrekt av forvaltningen/administrasjonen i barnehageopptaket. 

Innstillinger > Økonomiinnstillinger. 

Fakturamottaker

I forkant av fakturering, er det viktig at fakturamottakere er korrekt registrert på alle barn.

• Se veiledning her. 

 Barnehagepriser 

Innstillinger > Økonomiinnstillinger > Barnehagepriser

• Oversikt over barnehager og tilhørende priser

• Merk Aktuelle barnehager eller klikk Velg alle
• Legg til Dato prisen skal gjelde fra (NB! Datoen kan ikke settes tilbake i tid) 
• Legg til Pris for heltidsplass
• Legg til Kostpenger 
• Klikk Legg til pris

Informasjon om priser og gjeldende dato er nå oppdatert

Fakturainnstillinger

Innstillinger > Økonomiinnstillinger > Fakturainnstillinger

• For hver enkelt fakturalinje registreres artikkelnummer/varenummer samt tekst som skal følge fakturalinjene (F.eks. dersom man bruker begrepet «Matpenger» i stedet for «Kostpenger»)
• Dersom det benyttes et oppsett som krever at flere konteringsdimensjoner (annet enn artikkelnummer/varenummer) overføres fra forsystem, må dette konfigureres for den enkelte kunde. Eksempler på slike dimensjoner er tjeneste, funksjon og prosjekt.  
• Eksempel ved kontering via varenummer mot Visma: Merk! I Visma kan en fakturalinje være på maks 60 tegn. Understående eksempel på tekst er på 70 tegn, og vil medføre at fakturateksten klippes: «Redusert foreldrebetaling – jf vedtak 01.07.2019 v/Siri Saksbehandler»

• Klikk Blyant for å redigere fakturalinjer

Søskenmoderasjon

Innstillinger > redusert betaling innstillinger > søskenmoderasjon

• Legg til verdi for Fra antall barn
• Legg til Reduksjon i prosent
• Klikk Legg til ny søskenmoderasjon

Enhetsoppsett

• Sett fakturering til sentral for enheter som skal faktureres fra forvaltningen
• Se veiledning her: Enhetsoppsett

Fakturaperioder

Innstillinger > økonomiinnstillinger > fakturaperioder

• Legg til Navn på fakturaperiode (Eks. 2020-04-April)
• Legg til Startdato for fakturaperiode
• Legg til Sluttdato for fakturaperiode
• Klikk Opprett ny fakturaperiode

Merk! Dersom man gjør endringer/slettinger av fakturakorrigeringer på en fakturaperiode som er generert, settes fakturaperioden til status regenerering påkrevd. Dersom man endrer annet grunnlag, må man manuelt regenerere fakturaperioden. 

Generer fakturagrunnlag

• Alle opprettede fakturaperioder er synlige i oversikten
• Klikk Generer fakturagrunnlag

• Klikk Ja for å generere fakturagrunnlag

• Klikk på Regenerer fakturagrunnlag for å regenerere
• Klikk på Send Fakturagrunnlag for å sende. Merk at fakturagrunnlaget da blir låst og kan ikke regenereres
• Klikk på Slett for å slette en fakturaperiode (Det er kun mulig å slette når fakturagrunnlaget ikke er overført til økonomisystem for fakturering)

Visning av fakturadetaljer på barnekortet

• Klikk på Fakturaperiode for å se fakturalinjene for valgt fakturaperiode

Fakturalinjer for valgt fakturaperiode vises. Under beskrivelse vil beskrivelsen som er lagt inn under Fakturainnstillinger og fakturakorrigeringen vises.