Import av barnehagebarn (fullimport)

Til deg som skal importere barnehagebarn:

Før du starter:

• Påse at barnehagen er opprettet i Vigilo
• Påse at avdelinger er opprettet i Vigilo og at avdelingsnavn stemmer overens med regnearket
• Du som importerer må ha rollen Barnehage - Kommuneforvaltning
• Bruk importmal (se vedlegg nederst i denne artikkelen)
• Dataene som importeres inn må følge beskrivelsene nedenfor og regnearket må fylles ut korrekt. Dersom det er feil i datagrunnlaget, vil importen feile og barna vil ikke legges inn i Vigilo
• Barn med fiktive fødselsnummer og barn med adressekode må håndteres etter egen rutine

Merk! Benytt regneark nederst i artikkelen for import. Oppdatert 17.01.2024

Data som leses inn ved import av barnehagebarn

En oversikt over hvilke data som kan legges inn i regnearket og dermed følge med barnet ved import medfølger:

Kolonnenavn:	Beskrivelse:
Enhet (NBR-ID)	Legg inn enhetens NBR-ID. ID for enheten hentes fra https://nbr.udir.no
Enhetsnavn	Legg inn navn på barnehagen barnet tilhører
Fødselsnummer	Fødselsnummer på barnet legges inn med 11 siffer (uten skilletegn, kun tall)
Fornavn	Legg inn barnets fornavn (og eventuelle mellomnavn)
Etternavn	Legg inn barnets etternavn
Morsmål	Morsmål må legges inn i henhold til ISO 639-3 - tre bokstaver
Oppholdstid	Legg inn navn på Oppholdstid. Merk! Må være identisk med registrert navn på oppholdstid på enhet
Avdeling	Legg inn navn på avdelingen
Startdato	Legg inn dato for start i formatet åååå-mm-dd (år-måned-dato, husk bindestrek!)
Sluttdato	Legg inn dato for slutt i formatet åååå-mm-dd (husk bindestrek!)
Fødselsnummer	Fødselsnummer på foresatt 1 legges inn med 11 siffer - "foresatt 1" settes default som fakturamottaker
Fornavn	Legg inn foreldres fornavn og ev. mellomnavn
Etternavn	Legg inn foreldres etternavn
Morsmål	Morsmål til foreldre må legges inn i henhold til ISO 639-3 - tre bokstaver
Boligadresse	Legg inn foreldres boligadresse
Postnr.	Legg inn postnummer, fire siffer
Poststed	Legg inn poststed
E-post	Legg inn foresattes e-postadresse
Telefonnummer	Legg inn telefonnummer (alle format aksepteres: +47 (landskode), 0047 (landskode) eller vanlig norsk nummer på åtte siffer)

Samtlige felter er ikke nødvendige for å få til importen. Regnearket fra Vigilo markerer de feltene som mangler nødvendig informasjon. 

Det er og mulighet til å legge inn informasjon om foreldre nummer to om ønskelig.

Innstillinger > Importer barn

• Velg Barnehage
• Lim inn data
• Påse at informasjonen stemmer i Forhåndsvisningen
• Klikk Lagre

En grønn tekstboks vil omsider dukke opp nede i høyre hjørne som bekrefter at importen er ferdig. Barna ligger nå inne i løsningen.

Dersom det skulle skje feil ved importen (en rød tekstboks vil da dukke opp og barna det gjelder vil ligge igjen i forhåndsvisningen), har man sannsynligvis feil data i regnearket. Påse alltid at regnearket fylles ut korrekt slik beskrivelsen ovenfor og i regnearket tilsier.

 Dersom du skal oppdatere data på barn som allerede ligger inne i Vigilo, les denne artikkel.